Aufzeichnungen, die einer Prüfung standhalten

Die kurze Antwort

Steuerpflichtige müssen Aufzeichnungen führen, die ausreichen, um die in ihrer Erklärung ausgewiesenen Posten zu belegen. Bei digitalen Vermögenswerten heißt das mindestens, für jede Veräußerung darlegen zu können: was erworben wurde, wann, zu welchem Preis, wo es verwahrt wurde, wann es veräußert wurde und wogegen.

Das Fehlerbild ist selten Unredlichkeit. Es ist, dass die Nachweise vorhanden waren und dann nicht mehr vorhanden sind — eine Börse hat geschlossen, ein Konto wurde gelöscht, ein Telefon ersetzt, ein Software-Abonnement lief aus und nahm die Transaktionshistorie mit. Aufzeichnungen sind ein verderbliches Gut, und ihre Sicherung muss erfolgen, solange sie verfügbar sind, nicht wenn ein Schreiben eintrifft.

Was aufzubewahren ist

Erwerbsnachweise. Handelsbestätigungen, Orderhistorien, die Fiat-Zahlung, mit der der Kauf finanziert wurde, und die berechnete Gebühr. Für jeden Erwerb: Datum und Uhrzeit, Wert, Menge, Preis in US-Dollar, Gebühren sowie Konto oder Wallet, in dem er eingegangen ist.

Verwahrnachweise. Von Ihnen kontrollierte Wallet-Adressen mit Vermerk, wann die Kontrolle begann und endete. Nachweise über Übertragungen zwischen Ihren eigenen Konten, jeweils mit Auszahlungsbestätigung, On-Chain-Hash und Einzahlungsbestätigung. Diese Kette ist der Beleg dafür, dass eine Übertragung kein Verkauf war.

Veräußerungsnachweise. Dieselben Angaben wie beim Erwerb, ergänzt um die Bestimmung des verkauften Bestandspostens und die Bestätigung einer im Zeitpunkt getroffenen Bestandspostenauswahl beim Broker.

Einkünftenachweise. Jeder Zufluss von Token als Belohnung, Entgelt oder Einkunft, mit Datum, Menge, Dollarwert bei Zufluss, verwendeter Kursquelle und den daraus folgenden Anschaffungskosten.

Auszüge und Formulare. Jahresauszüge jeder Plattform, jede erhaltene Kontrollmitteilung und jede korrigierte Fassung.

Zeitnahe Vermerke. Wo Sie eine Position eingenommen haben — eine Einordnung, eine Zuordnungsmethode, eine Bewertungskonvention —, halten Sie die Position und das Datum ihrer Einführung schriftlich fest. Ein im Zeitpunkt verfasster Vermerk wiegt schwerer als eine drei Jahre später geschriebene Rekonstruktion.

Format und Haltbarkeit

Exportieren Sie in einem Format, das die Plattform überdauert. Eine CSV-Datei auf Ihrem eigenen Speicher übersteht die Schließung einer Börse; ein Login nicht. Führen Sie den Export jährlich durch, ob Sie ihn brauchen oder nicht, und speichern Sie ihn an einem von Ihnen kontrollierten Ort mit Sicherung.

PDF-Auszüge sind Screenshots vorzuziehen, soweit verfügbar, weil sie die Formatierung und die Daten der Plattform selbst tragen. Wo es nur eine Bildschirmansicht gibt, erfassen Sie das gesamte Fenster einschließlich sichtbarem Datum und Kontokennung.

Benennen Sie Dateien so, dass sich ein Fremder darin zurechtfindet: Plattform, Jahr, Dokumentart. Ein Ordner je Veranlagungszeitraum mit Unterordnern je Plattform genügt als Struktur.

Wie lange

Die allgemeine bundesrechtliche Festsetzungsfrist beträgt drei Jahre ab Abgabe, verlängert sich auf sechs Jahre bei Auslassung eines erheblichen Teils der Bruttoeinkünfte und bleibt unbefristet offen, wenn keine Erklärung abgegeben wurde oder die Erklärung betrügerisch war. Versäumnisse bei der Auslandsmeldung können die Frist weiter verlängern.

Für Kostennachweise ist jedoch nicht maßgeblich, wie lange das Jahr offen bleibt, sondern wie lange der Wert gehalten wird. Ein 2017 gekaufter und 2027 verkaufter Token verlangt den Erwerbsnachweis von 2017 im Jahr 2027 — und danach für die ab dieser Einreichung laufende Frist. Praktisch: Bewahren Sie Erwerbsnachweise für die gesamte Haltedauer zuzüglich mindestens sieben Jahren auf und behandeln Sie Unterlagen zur Auslandsmeldung als länger aufbewahrungsbedürftig.

Software: nützlich, aber nicht ausreichend

Portfolio- und Steuersoftware ist wertvoll für die Zusammenführung und die Erstellung von Aufstellungen. Sie ist keine Aufzeichnung. Sie ist ein abgeleitetes Ergebnis aus Daten, die Sie importiert haben, mit Einstellungen, die Sie gewählt haben, zu einem Zeitpunkt, den Sie nicht mehr herstellen können, sobald das Abonnement ausläuft oder die API-Verbindung abreißt.

Behandeln Sie Softwareergebnisse als Arbeitspapier und bewahren Sie die zugrunde liegenden Rohdaten gesondert auf. Halten Sie außerdem die Einstellungen fest: welche Ermittlungsmethode, welche Kursquelle, welche Behandlung von Gebühren, welcher Umgang mit Übertragungen. Wird eine Zahl Jahre später hinterfragt, sind die Einstellungen die Erklärung.

Die Gewohnheit der Abstimmung

Führen Sie einmal jährlich vor der Abgabe drei Prüfungen durch:

1. Mengenabstimmung. Weisen Ihre Aufzeichnungen je Wert und je Konto denselben Endbestand aus wie der Auszug der Plattform?
2. Kostenkontinuität. Ist jeder Veräußerung ein Erwerb zugeordnet, und sind die verbleibenden Anschaffungskosten insgesamt plausibel?
3. Formularabstimmung. Erscheint die Erlössumme jeder erhaltenen Kontrollmitteilung irgendwo in Ihrer Erklärung?

Im März gefundene Abweichungen sind Verwaltungsarbeit. Dieselben Abweichungen, drei Jahre später in einer Prüfung gefunden, sind Positionen, die Sie verteidigen müssen.

Rechenbeispiel

Ein Steuerpflichtiger, der über sechs Jahre vier Plattformen nutzt, exportiert von jeder jährlich CSV-Dateien, legt die Fiat-Finanzierungsauszüge daneben ab, führt eine einzige Tabelle der Wallet-Adressen mit den Zeiträumen der Kontrolle und schreibt jedes Jahr eine Seite mit den Methodeneinstellungen und den eingenommenen Einordnungspositionen.

Wird für Jahr vier eine Prüfung eröffnet, besteht die Antwort in einem Ordner. Fragt der Prüfer, warum ein Zugang von 200.000 USD keine Einkünfte war, beantworten das Auszahlungsbestätigung, Hash und Einzahlungsbestätigung auf einer Seite.

Was diese Antwort verändert

• Der Rechtsraum. Aufbewahrungsfristen und Aufzeichnungspflichten unterscheiden sich; nicht in den USA Steuerpflichtige folgen ihren eigenen Regeln.
• Rechtsform oder betriebliche Tätigkeit, die zusätzliche Buchführungspflichten auslöst.
• Die Meldung von Auslandskonten, die eigene Aufbewahrungsregeln und ein längeres Risiko mit sich bringt.
• Ob eine Prüfung oder eine Offenlegung in Betracht steht, denn dann verschärfen sich die Aufbewahrungspflichten und eine Vernichtung wird zu einem ernsten Problem.

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Hinweis zur Quellenlage

Abgeleitet aus den Vorschriften des US-Steuerrechts zu Aufzeichnungen und Festsetzungsfristen. Nicht fachlich geprüft. Die genannten Aufbewahrungsfristen sind allgemein; klären Sie die für Ihre Erklärungen geltenden Fristen und holen Sie Rat ein, bevor Sie Unterlagen vernichten, solange ein Jahr offen sein kann.